I - SYSTÈME INTERNE D'INFORMATION.
Conformément à la loi 2/2023, du 20 février, régissant la lutte contre la corruption et la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires, ROMETA SA certifie disposer d'un système d'information interne.
Afin de promouvoir la communication comme mécanisme de prévention d'activités ou d'omissions pouvant constituer des infractions pénales ou administratives graves, l'entreprise a désigné le Responsable des Ressources Humaines comme Responsable Conformité, et a mis en place un canal de communication interne qui peut être contacté :
- à l'adresse e-mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
- à l'adresse postale : Zona Industrial, Ronda de les Conques, 21-23 08180 Moià.
- par écrit remis au Responsable Conformité.
Ce canal d'information interne permet la présentation de communications anonymes.
À la demande de la personne à l’origine du signalement, les éléments d’information peuvent également être transmis lors d'un entretien en personne avec le Responsable Conformité. Cet entretien doit avoir lieu dans un délai maximum de sept jours.
Avec le consentement préalable de l'informateur, le signalement verbal doit être consigné de l'une des manières suivantes :
a) en enregistrant la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible.
Auquel cas, le déclarant sera averti que la communication sera enregistrée et sera informé du traitement de ses données conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.
b) par une transcription intégrale et exacte de la conversation réalisée par le Responsable Conformité.
Sans préjudice des droits qui lui reviennent conformément à la réglementation sur la protection des données, l’informateur se verra offrir la possibilité de vérifier et rectifier la transcription de la conversation avant de la valider par le biais de sa signature.
Le système interne d'information est conforme aux exigences de l'article 5.2 de la loi de référence :
a) il permet aux personnes auxquelles la loi s'applique de communiquer des informations, par divers moyens, sur les infractions prévues à l'article 2.
b) il est géré de manière sécurisée, garantissant un traitement efficace des communications, ainsi que la confidentialité :
- de l'identité du déclarant,
- de tout tiers mentionné dans la communication,
- des actions menées pour le traitement de la communication.
Il garantit également la protection des données, en empêchant l'accès aux informations au personnel non autorisé.
c) il prévoit un protocole qui fixe les garanties pour la protection des informateurs :
- Envoi d’un avis de réception dans les sept jours calendaires suivant la réception des informations.
- Délai maximum de trois mois pour la réponse aux actes d'instruction, en respect de l'article 9 de la loi susmentionnée.
- Possibilité de maintenir la communication avec le déclarant.
- Droit de la personne concernée d'être informée des actions ou omissions qui lui sont imputées et droit d'être entendue.
- Garantie de la confidentialité lorsque l’information est transmise par des canaux autres que ceux établis ou via un membre du personnel autre que le Responsable Conformité, ainsi que l'obligation pour la personne qui la reçoit de l’envoyer immédiatement au Responsable Conformité.
- Respect de la présomption d'innocence et de l'honneur des personnes concernées.
- Respect des dispositions relatives à la protection des données (Titre VI de la loi de référence).
- Engagement à transmettre sans délai les éléments au Procureur de la République, lorsque les faits pourraient être constitutifs d'un délit.
NB : Bien que les éléments d’information sont communiqués, de préférence par voie interne, ils peuvent également être envoyés à l'Autorité indépendante de protection des dénonciateurs (office antifraude de Catalogne), au parquet ou au parquet européen.
II - TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES.
ROMETA SA traite les données personnelles incluses dans les communications reçues et protégées par la loi 2/2023. La base juridique pour le traitement est le respect de l’obligation légale, dérivée de la loi de référence. Si la communication contient des données de nature particulière, la base juridique est l'intérêt public et les dispositions présentes à la section 2 de l'art. 9.2. du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Ces données personnelles pourront être traitées et transférées par le personnel autorisé, lorsque cela est nécessaire pour l'adoption de mesures correctives de la part de ROMETA SA ou pour engager les procédures disciplinaires ou pénales qui, le cas échéant, en découlent. Les données personnelles seront conservées pendant le temps nécessaire pour décider de l'opportunité d'ouvrir une enquête sur les faits signalés. Dans tous les cas, si cette décision n'est pas prise dans un délai de trois mois, les données personnelles contenues dans la communication seront supprimées, sauf celles nécessaires pour prouver le bon fonctionnement du système. Toute donnée personnelle non considérée comme exacte sera supprimée, sauf si ce manque de véracité peut constituer une infraction pénale, auquel cas les informations seront conservées pendant le temps nécessaire au déroulement de la procédure judiciaire. Enfin, il est à noter qu'à tout moment le déclarant peut demander l'accès à ses données personnelles, leur rectification ou suppression, ou la limitation de leur traitement, ou s'opposer à la portabilité de ses données, en envoyant une lettre accompagnée d'une photocopie de sa pièce d'identité par courrier ordinaire à l’adresse : Zona Industrial, Ronda de les Conques, 21-23 08180 Moià (Barcelone), et qu'en cas d'ingérence dans l'exercice de ses droits, il a la possibilité de déposer une réclamation auprès de l'autorité compétente, l'Agence espagnole de protection des données, l'organisme qui détient l'autorité de contrôle en la matière, situé à C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III - ABSENCE DE MESURE DE RÉTORSION.
ROMETA SA s'engage expressément à ne pas commettre d'actes constitutifs de représailles, y compris des menaces à l'encontre des personnes qui réalisent un signalement et à appliquer des mesures de protection à l'égard des personnes concernées par une éventuelle communication.
IV - EXEMPTION ET ATTÉNUATION DE LA SANCTION.
Lorsqu'une personne ayant participé à la commission de l'infraction administrative signalée est à l'origine de son signalement et à condition que le signalement ait été fait avant la notification d’une ouverture d'enquête ou d’une procédure disciplinaire, l'organe compétent peut, par décision motivée, l'exempter de la sanction administrative correspondante, à condition que les points mentionnés à l'article 40 de la loi en référence soient respectés.
